Le domande più frequenti di chi usa G Suite for Education

Qui di seguito i quesiti che più spesso vengono posti all’interno del gruppo Facebook non ufficiale G Suite for Education Italia. All’interno di questo gruppo viene fornito aiuto a Dirigenti, Docenti e Tecnici. Per evitare di ripetere più e più volte le stesse domande ho deciso di raccoglierli in una lista che piano piano potrebbe crescere ulteriormente.

  1. Sono un Docente. Posso attivare G Suite?
  2. G Suite for Education è a pagamento?
  3. Quanto tempo ci vuole per attivare G Suite?
  4. Ci sono modi per abbreviare l’attesa durante l’attivazione?
  5. Perché non riesco ad inserire più di 10 utenti all’interno della Admin Console?
  6. Mi hanno informato che la prova dei 14 giorni è conclusa: cosa devo fare adesso?
  7. Nella mia scuola non c’è G Suite: posso usare il mio account GMail e/o quello degli alunni?
  8. G Suite for Education rispetta il GDPR?
  9. Posso usare G Suite con studenti minorenni?
  10. Mi appare un avviso relativo ai dispositivi mobili: cosa devo fare?
  11. Chi carica gli utenti della scuola?
  12. Chi crea le Classroom dei singoli Docenti?

1. Sono un Docente. Posso attivare G Suite?

No. G Suite deve essere OBBLIGATORIAMENTE richiesta dal Dirigente Scolastico, o da un suo delegato, per tutta la scuola. La procedura di registrazione è descritta in questo video:

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2. G Suite for Education è a pagamento?

No. G Suite for Education è gratuita per tutte le scuole di ogni ordine e grado. Se si dispone di un dominio (es: www.nomescuola.it) su cui attivarla il costo equivale a 0 euro. Qualora si avesse la necessità di acquistare un dominio diverso da quello del sito istituzione (e io lo consiglio) lo si può fare in fase di registrazione a soli 10 euro all’anno [vedi video precedente].

3. Quanto tempo ci vuole per attivare G Suite?

I tempi di attivazione variano dalla risposta di Google alla vostra richiesta di attivazione. Generalmente dalle 24 alle 72 ore. Successivamente i tempi per l’implementazione effettiva all’interno della scuola cambiano a seconda delle dimensioni di quest’ultima.

4. Ci sono modi per abbreviare l’attesa durante l’attivazione?

Purtroppo no.

5. Perché non riesco ad inserire più di 10 utenti all’interno della Admin Console?

Fino a che non viene confermata la vostra attivazione da parte di Google, avete 14 giorni di tempo per esplorare la Console di Amministrazione e creare fino a 10 utenti. La conferma della vostra attivazione avviene dimostrando a Google che la vostra è una scuola. Generalmente è sufficiente rispondere all’email inviata da Google che chiede di produrre “Institution’s official accreditation document stating educational status (please provide a scanned copy)“. Di solito basta inviare, tramite la mail istituzionale del Dirigente questa dichiarazione su carta intestata della scuola, oltre ad uno screenshot dei dati della vostra scuola presenti su Scuola In Chiaro.

6. Mi hanno informato che la prova dei 14 giorni è conclusa: cosa devo fare adesso?

Contatta l’assistenza italiana Google: 800-930-858 dalle 09:00 alle 18:00 (LUN-VEN). Prima però individua il PIN necessario per parlare con l’operatore.

7. Nella mia scuola non c’è G Suite: posso usare il mio account GMail e/o quello degli alunni?

Assolutamente no. L’utilizzo di account @gmail.com all’interno di una scuola con studenti, ad esempio per usare Google Classroom, viola i termini di servizio di Google. Inoltre rischiate di violare la normativa sulla privacy.

8. G Suite for Education rispetta il GDPR?

Sì, come è possibile vedere dalla pagina dedicata sul sito ufficiale

cloud.google.com/security/gdpr/

10. Posso usare G Suite con studenti minorenni?

Sì, essendo gli account di G Suite gestiti dalla scuola e con un livello di protezione più alto rispetto ai normali account @gmail.com è possibile utilizzarli anche in presenza di alunni minori di 14 anni.

12. Mi appare un avviso relativo ai dispositivi mobili: cosa devo fare?

Devi assolutamente disattivare la gestione dei dispositivi mobili da parte dell’admin console. Vedi questa guida:

support.google.com/a/answer/7581380?hl=it

13. Chi carica gli utenti della scuola?

È l’amministratore (o gli amministratori nel caso in cui vengano indicati più utenti delegati a farlo) che si occupa di effettuare il caricamento degli utenti della scuola (Docenti, studenti, personale ATA…).

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14. Chi crea le Classroom dei singoli Docenti?

Generalmente ogni Docente crea le propria Classroom: una per ogni classe in cui insegna. Sta poi a quest’ultimo fare entrare i ragazzi all’interno o fornendo il codice del corso, oppure invitandoli. Vedi questa guida:

support.google.com/edu/classroom/answer/6020282?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=it